Žadatelé postupují v souladu s Prováděcím nařízením Komise (EU) 2018/545 ze dne 4. dubna 2018, kterým se stanoví praktická pravidla pro postup povolování železničních vozidel a typu železničních vozidel a související pokyny ERA, které poskytují informace o právních předpisech, procesu podávání žádostí a o tom, co se od žadatele požaduje.
Veškeré žádosti o povolení vozidla a/nebo typu vozidla se podávají výhradně elektronicky prostřednictvím jednotného kontaktního místa, tj. na portálu One-Stop Shop (OSS). To zahrnuje vozidla a/nebo typy vozidel, které mají být poprvé schváleny (v případě nové konstrukce), změny již schválených vozidel a typů vozidel, rozšíření oblasti použití, vozidla odpovídající již schválenému typu a obnovené povolení typu vozidla. Žádosti a přiložená dokumentace musí být předávány v českém jazyce
V případě podání žádosti o schválení vozidel a/nebo typů vozidel určených pro provoz pouze na území České republiky, si může žadatel vybrat, zda posuzujícím orgánem má být Drážní úřad nebo Agentura Evropské unie pro železnice. V případě vozidel a/nebo typů vozidel provozovaných ve více státech Evropské unie je posuzovatelem této žádosti automaticky Agentura Evropské unie pro železnice.
Žadatelé mohou také zažádat o přípravnou komunikaci („pre-engagement“), která je pro žadatele volitelná. Přípravná komunikace zahrnuje formální výměny informací mezi žadatelem, povolujícím subjektem, dotčenými nestátními subjekty a dalšími zúčastněnými stranami před skutečným předložením žádosti o povolení. To umožňuje žadateli získat od schvalujícího subjektu stanovisko k přístupu navrženému žadatelem v rané fázi procesu. I pro tuto přípravnou komunikaci jsou uplatňovány poplatky stanovené prováděcím nařízením Komise (EU) 2018/764 ve znění novelizovaného nařízení 2021/1903 o poplatcích a platbách splatných Agentuře Evropské unie pro železnice a musí být prováděna výhradně přes One-Stop Shop.