Veškerá oznámení podává veřejný funkcionář (resp. osoba, která byla veřejným funkcionářem) Ministerstvu spravedlnosti v elektronické podobě prostřednictvím Centrálního registru oznámení. Uživatelské jméno a přístupové heslo do Centrálního registru oznámení vydá veřejnému funkcionáři k jeho žádosti podpůrný orgán. Oznámení do registru může veřejný funkcionář podat též prostřednictvím portálu veřejné správy datovou zprávou s ověřenou totožností veřejného funkcionáře způsobem, kterým se lze přihlásit do jeho datové schránky.
Oznámení veřejní funkcionáři podávají ve struktuře a formátu, které Ministerstvo spravedlnosti blíže specifikovalo vyhláškou č. 79/2017 Sb. Pro podávání jednotlivých oznámení existuje v Centrálním registru oznámení jednoduchý webový formulář obsahující základní kontrolní funkci stran správnosti a úplnosti oznamovaných údajů. Veřejní funkcionáři mají rovněž možnost rozpracovaný formulář uložit a po jeho kompletním vyplnění jej přímo prostřednictvím registru odeslat Ministerstvu spravedlnosti.
Zákon o střetu zájmů dále stanoví, že po podání oznámení odešle Ministerstvo spravedlnosti neprodleně veřejnému funkcionáři do jeho datové schránky informaci o uskutečněném a zaevidovaném oznámení (§ 12 odst. 5). Toto ustanovení však nelze vykládat jako povinnost všech veřejných funkcionářů si datovou schránku zřídit a zpřístupnit; informování tak bude vykonáváno pouze ve vztahu k těm veřejným funkcionářům, kteří datovou schránkou disponují.
Průběžné oznámení veřejný funkcionář podává vždy do 30. června kalendářního roku za předchozí kalendářní rok, a to po celou dobu výkonu funkce. Veřejný funkcionář v tomto případě oznamuje veškeré relevantní činnosti, které vykonával ke dni 31. prosince kalendářního roku, za nějž se oznámení podává, dále majetek, peněžité příjmy nebo jiné majetkové výhody, které nabyl v průběhu výkonu funkce, a nesplacené finanční závazky ve stavu ke dni 31. prosince kalendářního roku, za nějž se oznámení podává.
Výstupní oznámení veřejný funkcionář podává do 30 dnů ode dne, kdy příslušný podpůrný orgán do registru zapíše, že došlo k ukončení výkonu funkce. Veřejný funkcionář v tomto případě oznamuje veškeré relevantní činnosti, které vykonává, dále majetek, peněžité příjmy nebo jiné majetkové výhody, které nabyl v průběhu výkonu funkce a dosud neoznámil v průběžném oznámení, a nesplacené finanční závazky; všechny tyto skutečnosti veřejný funkcionář oznamuje ve stavu ke dni ukončení výkonu funkce.
Veřejný funkcionář (resp. osoba, která byla veřejným funkcionářem) je povinen výše uvedená oznámení činit i tehdy, jestliže nedojde ke skutečnostem, které jsou uvedeny v § 9 až § 11 zákona o střetu zájmů (jde o tzv. negativní oznámení).